Workshop 7S McKinsey

Hari ini adalah ketiga kalinya aku mengikuti workshop Penataan Organisasi Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan (BPPK). Dua term sebelumnya dilaksanakan pada Kamis dan Jumat minggu yang lalu. Workshop yang dipandu oleh Konsultan berlabel BEDA dan Company ini merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilalui oleh Gugus Tugas atau Tim Penataan Organisasi BPPK. Aku menjadi bagian dari tim tersebut. Senang masuk dalam tim ini? Jawabannya antara iya dan tidak!
Iya, karena dengan masuk dalam tim ini aku mendapat pengalaman dan pengetahuan tentang penataan organisasi. Tidak, karena kegiatan ini sangat melelahkan dan dilakukan dengan tidak mengabaikan tugas rutin kantor. Lelah, karena seluruh anggota tim dituntut untuk brainstorming tentang penataan organisasi yang terbaik bagi BPPK. Belum lagi, seandainya rekomendasi tentang organisasi BPPK yang baru disetujui, bisa-bisa Tim akan dituduh sebagai biang kerok bilamana perubahan organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan nantinya.

List Question of 7S versi McKinsey adalah:

1. Shared Value

• Apa core value yang ditekankan dalam organisasi?
• Bagaimanakah bentuk budaya yang diturunkan dalam organisasi?
• Seberapa besar nilai-nilai budaya tersebut dipahami oleh staf?
• Apa nilai-nilai dasar yang ditanamkan oleh organisasi bagi para staf?

2. Strategy

• Strategi apa saja yang diterapkan oleh organisasi?
• Bagaimana organisasi menghadapi tekanan dari pesaing?
• Bagaimanakah organisasi mengatasi perubahan-perubahan yang terjadi pada user?
• Apakah ada penyesuaian strategi oleh organisasi terhadap isu-isu yang saat ini sedang berkembang?

3. Structure

•  Bagaimanakah pembentukan tim untuk menjalankan suatu tugas tertentu?
• Apakah terdapat susunan/bagan organisasi yang jelas?
• Bagaimanakah cara tiap-tiap bagian/unit kerja mengkoordinasikan aktivitasnya?
• Bagaimana cara tiap-tiap anggota dalam tim mengatur dan menempatkan diri mereka dalam aktivitas tim?
• Apakah pengambilan keputusan dilakukan bersama, atau oleh pihak yang lebih tinggi?
• Bagaimanakah hubungan antartiap unit kerja? Apakah sudah berjalan dengan baik?

4. Systems

• Bagaimanakah sistem kerja yang dijalankan dalam organisasi?
• Siapa/apa yang menjadi pengontrol sistem tersebut? Apakah ada evaluasi terhadap sistem tersebut?
• Apakah ada aturan-aturan yang dibuat dengan tujuan mengatur hal itu?

5. Staff

• Apakah tiap anggota dalam tim/unit kerja pada organisasi telah ditempatkan sesuai dengan kemampuannya?
• Apakah masih ada posisi dalam organisasi yang masih belum dapat terisi dengan orang yang tepat?
• Apakah organisasi bermasalah mencari kompetensi staf yang sesuai dengan posisi yang ada?

6. Skills

• Apa skill/keterampilan yang paling umum harus dimiliki pada tiap tim/unit kerja dalam organisasi?
• Apakah dirasa masih ada kesenjangan antara skill yang dikuasai dalam organisasi dengan posisinya?
• Hal apa yang dianggap pihak lain menjadi kelebihan pada staf organisasi Anda?
• Apakah tiap staf Anda telah dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan posisinya?
• Apakah ada penilaian bagi skill/keterampilan tiap-tiap staf pada organisasi?

7. Style/Aspirasi

• Bagaimanakah gaya manajerial/kepemimpinan pihak manajemen pada organisasi?
• Apakah dengan gaya kepemimpinan tersebut organisasi berjalan dengan efektif?
• Apakah pada tiap anggota tim/staf memiliki sifat kooperatif atau kompetitif dalam bekerja?
• Apakah tim-tim/kelompok kerja yang dibentuk dalam organisasi telah berfungsi dengan semestinya?

Jalan Purnawarman Jakarta, 2 Feb 2011 (14.07)